55 mẹo nhỏ giúp làm việc hiệu quả hơn trong Windows

[Mặc Vũ]

Hiện nay, c� rất nhiều tr� ti�u khiển được ra mắt v� ch�ng đang đấu tranh nhằm thu h�t sự ch� � của người d�ng. Tuy nhi�n, điều quan trọng hơn cả l� việc thực hiện c�ng việc h�ng ng�y của bạn c�ng hiệu quả c�ng tốt. Giữ � định đ� trong đầu, ch�ng t�i đ� t�m gi�p bạn c�c thủ thuật tốt nhất d�nh cho Windows v� tham khảo với c�c chuy�n gia kh�c nhằm lọc ra 55 mẹo nhỏ chắc chắn sẽ gi�p bạn ho�n th�nh c�ng việc tr�n m�y t�nh của m�nh trong thời gian nhanh nhất.

(Ch� �: Những mẹo nhỏ n�y được �p dụng đầu ti�n với Windows 7, mặc d� hầu hết trong số ch�ng c� thể hoạt động với Vista cũng như rất nhiều �tr� c� thể thực hiện với Windows XP.)

Tối thiểu h�a tất cả c�c cửa sổ (ngoại trừ cửa sổ bạn đang l�m việc)

Khi m�n h�nh m�y t�nh của bạn trở n�n bừa bộn với rất nhiều cửa sổ được mở c�ng l�c khiến bạn kh�ng thể t�m thấy thứ g�, bước n�y sẽ l� c�ch tốt gi�p bạn lấy lại được �ti�u điểm�. K�ch v�o thanh ti�u đề của cửa sổ bạn muốn, lắc chuột của bạn một ch�t v� tất cả c�c cửa sổ kh�c sẽ biến mất v�o thanh t�c vụ. Thực hiện lại để kh�i phục lại tất cả c�c cửa sổ ẩn.

Giảm bớt sự sao nh�ng bằng c�ch hạn chế tần suất c�c lần kiểm tra message mới của email client của bạn bằng c�ch sử dụng c�c folder trong email client. Để email của bạn được t�ch lũy trong h�m thư nguy�n khối khiến việc t�m kiếm message quan trọng l� điều kh�ng thể đối với bạn nếu kh�ng bỏ c�ng sức ra �truy l�ng�. Ngo�i ra, việc n�y c�n tăng khả năng bạn bỏ s�t hoặc đơn giản l� nh�n xem qua một bức thư điện tử n�o đ� c� nội dung quan trọng. X�a email kh�ng quan trọng, file email thừa v�o c�c folder đ� được ấn định trước. H�y tập th�i quen lọc email tới bằng c�ch n�y l� điều tối quan trọng đối với hầu hết người d�ng nhằm tăng hiệu suất l�m việc.

H�y thận trọng với c�c email folder. Một e-mail folder kh�ng n�n bị giới hạn về ti�u đề hiển thị, những cũng kh�ng n�n qu� d�i khiến n� trở n�n rườm r�, trừ phi bạn muốn sử dụng folder n�y để lưu trữ v� kh�ng cần quan t�m tới nội dung của n�. Sử dụng một t�n mi�u tả cho mỗi folder v� giữ ch�ng đủ ngắn gọn để khi k�o con trỏ qua bảng Mail Folders, bạn sẽ kh�ng phải mất c�ng.

Sử dụng c�c rule của email để tự động định tuyến email đến v�o c�c
folder cụ thể, gi�p bạn l�m việc trong h�m thư dễ d�ng hơn.

Sử dụng c�c rule để định tuyến message tự động. Khi kh�ng cần thiết tới t�c động của người d�ng, c�c rule của email c� thể tiết kiệm thời gian rất hiệu quả. V� dụ, c�ng ty bạn nhận được thư th�ng b�o đến từ một địa chỉ 10 lần trong ng�y? H�y chuyển ch�ng sang một folder n�o đ� để xem lại sau. Trong Outlook, h�y t�m một rule th�ng minh gi�p bạn tạo một loạt c�c rule kh�c. Để t�m thấy n�, chọn Tools > Rules and Alerts. Hầu hết c�c chương tr�nh email kh�c đều c� lựa chọn tương tự gi�p bạn thiết lập c�c rule tự động.

Vẽ lại bản đồ với ph�m Windows. Bạn đ� từng sử dụng ph�m Windows? Hoặc bạn kh�ng th�ch nơi ch�ng được đặt v� muốn tr�o đổi vị tr� với ph�m kh�c? H�y download phần mềm vẽ lại bản đồ b�n ph�m. C� rất nhiều ứng dụng miễn ph� v� nếu mất ph� th� cũng rất rẻ c� thể thực hiện c�ng việc n�y nhưng Keyboard Re��mapper ($10) được đ�nh gi� l� phần mềm hoạt động tốt nhất. Sau khi c�i đặt phần mềm, bạn c� thể thay đổi vị tr� của c�c b�n ph�m. Tuy nhi�n, h�y nhớ trong đầu l� bạn kh�ng thể thay đổi hoặc v� hiệu h�a ph�m Fn của m�y t�nh x�ch tay.

T�y biến c�ng cụ t�m kiếm mặc định của tr�nh duyệt. Nh� sản xuất m�y t�nh thường xuy�n để c�ng cụ t�m kiếm mặc định cho Internet Explorer l� c�ng cụ n�o trả tiền cho họ cao nhất. Nếu kh�ng, c�ng cụ mặc định sẽ l� c�ng cụ t�m kiếm của Microsoft: Bing. Thay đổi c�i đặt n�y bằng c�ch k�ch v�o mũi t�n ở tr�n c�ng g�c b�n phải của cửa sổ IE (B�n trong hộp t�m kiếm), v� k�ch v�o Find More Providers. Bạn sẽ kh�ng thấy Google nếu kh�ng t�m kiếm. Thế n�n, g� Google v�o hộp t�m kiếm �Find add-ons�� rồi chọn kết quả đầu ti�n: Google Search Suggestions. Tiếp đến, k�ch v�o Add to Internet Explorer, v� ở cửa sổ pop-up, k�ch v�o Make this my default search provider.

N�ng cấp Windows Search. Nếu Windows Search kh�ng t�m thấy dữ liệu bạn chắc chắn rằng đ� lưu tr�n m�y của m�nh, h�y kiểm tra Windows Indexing Options (g� indexing options v�o thanh t�m kiếm ở Windows 7 Start Menu), sau đ� kiểm tra c�c khu vực c� trong chỉ số t�m kiếm. Tiếp đến, k�ch v�o Modify v� điều hướng tới ổ C để th�m c�c khu vực kh�c v�o chỉ số t�m kiếm.

Đổi t�n file nhanh ch�ng. Bạn cần thay đổi rất nhiều file trong Windows Explorer? H�y chọn file đầu ti�n trong danh s�ch rồi nhấn F2 v� điền t�n mới. Khi thay đổi xong, nhấn Tab thay v� nhần Enter. Explorer sẽ nhảy sang file tiếp theo trong danh s�ch v� tự động chọn to�n bộ t�n file để bạn c� thể chỉnh sửa lu�n t�n m� kh�ng cần phải nhấn ph�m Backspace. Tiếp tục nhấn ph�m Tab v� bạn sẽ chỉnh sửa được cả một danh s�ch trong thời gian ngắn. (Xem th�m video Đổi t�n nhiều file một c�ch nhanh ch�ng)

K�o v�o Outlook. Trong Outlook, bạn c� thể k�o bất k� một mục tin n�o tới c�c khu vực kh�c của chương tr�nh. Sau đ�, chương tr�nh sẽ tạo ra một mục tin mới ở đ�, với th�ng tin đ� được k�o giống như một phần của mục tin mới. V� dụ, nếu bạn k�o một email v�o n�t Contacts, n� sẽ tạo một contact mới cho người gửi, tự động điền mục Name v� Email v� đặt phần th�n của message v�o mục Notes. Nếu k�o một li�n lạc v�o Calendar v� bạn đ� c� thể tạo thư mời họp mặt, sẵn s�ng gửi cho người n�y.

Kh�ng n�n thường xuy�n kiểm tra email. Kiểm tra thường xuy�n sẽ khiến bạn mất tập trung v� l�m gi�n đoạn c�ng việc của bạn. Giảm tần suất kiểm tra email mới sang một khoảng thời gian kh�c bớt xao nh�ng hơn: Cứ 10 � 15 ph�t l� khoảng thời gian đủ để bạn tập trung v�o c�ng việc nhưng cũng kh�ng l�m mọi người kh� chịu khi chờ bạn trả lời. Trong Outlook, k�ch Ctrl-Alt-S v� chỉnh sửa số trong �Schedule an automatic send/receive every __ minutes� để nhận email mới trong khoảng thời gian n�y.

T�m kiếm email quan trọng dễ hơn. Chỉ cần thay đổi d�ng ti�u đề l� được. Chẳng c� điều g� kh� chịu hơn việc nhận một bức email quan trọng c� c� d�ng ti�u đề �v� vị�, kh�ng c� dấu hiệu g� của email quan trọng v� như �n�y� (Thậm ch� d�ng ti�u đề c�n bị để trống). Một ti�u đề c� � nghĩa sẽ n�ng cấp khả năng t�m kiếm cũng như gi�p email của bạn trở n�n gi� trị hơn. Trong Outlook, mở message quan trọng ra, chọn d�ng ti�u đề v� điền một ti�u đề � nghĩa nhất bạn muốn.

Chọn nhiều file một c�ch dễ d�ng. Sử dụng ph�m Ctrl hoặc Shift để chọn nhiều file trong Windows Explorer rất kh� v� c�n xảy ra lỗi. Tuy nhi�n, nếu bạn thường xuy�n cần phải mở nhiều file c�ng một l�c, h�y bật hệ thống hộp đ�nh dấu của Windows � n� sẽ gi�p bạn chọn c�c file dễ d�ng hơn. Trong Windows Explorer, bạn c� thể t�m thấy c�i đặt n�y dưới mục Organize > Folder and search options > View. K�o thanh trượt xuống dưới v� chọn Use check boxes to select items rồi k�ch OK. Sau đ�, khi muốn chọn nhiều file, folder, chỉ cần k�ch v�o � vu�ng b�n cạnh thẻ Name l� được.

Sử dụng hệ thống ph�n nh�m của Outlook. Outlook cho ph�p bạn quy ước m�u cho c�c message, danh s�ch t�c vụ c�c mục tin, lịch, v� thậm ch� l� c�c li�n lạc th�nh 6 mục kh�c nhau. Chỉ v�o một hệ thống v� gắn m�u cho ch�ng. V� dụ, m�u đỏ d�nh cho c�ng việc kinh doanh, xanh cho c�c dữ liệu c� nh�n. Hoặc, bạn cũng c� thể quy ước m�u cho c�c mục tin dựa theo mức độ khẩn cấp: xanh l� c�y cho c�c việc �cần l�m trong ng�y�, xanh da trời cho �cần l�m trong tuần� v� v�ng d�nh cho �cần l�m trong th�ng�.

N�ng cấp t�nh năng �Send To�. Khi phải chuột v�o một file trong Windows Explorer, nhấn ph�m Shift trước khi k�ch rồi chọn lệnh Send To. Windows sẽ hiển thị một loạt c�c lựa chọn phụ, v� như chuyển file sang một folder thường được sử dụng.

Sử dụng t�nh năng t�m kiếm folder của Outlook. Mặc d� hiện nay t�nh năng t�m kiếm dữ liệu v� gắn chỉ số PC đ� trở n�n th�ng dụng, t�nh năng Search Folders trong Outlook vẫn c� một chức năng. Đặc biệt, c�c folder n�y sẽ lưu lại bản copy của tất cả message dựa tr�n c�c rule bạn đ� định trước đ� � v� như c�c message c� từ kh�a trong d�ng ti�u đề hoặc được gửi/nhận từ một người n�o đ� � v� c�c folder n�y sẽ tự cập nhật khi c� messeage mới. Nếu bạn thường xuy�n phải kiểm tra c�c th�ng b�o từ một ai đ� (v� như sếp của bạn hoặc kh�ch h�ng quan trọng), nhưng việc sắp xếp ch�ng v�o folder c� nh�n kh�ng hiệu quả với bạn, Search Folders sẽ gi�p bạn tiết kiệm thời gian. Bạn c� thể c�i đặt ch�ng qua New > Search Folders.

Thay thế �Favorites� của Windows Explorer. K�o c�c folder l�n tr�n c�ng b�n tr�i của m�n h�nh từ Explorer rồi sắp xếp ch�ng theo c�ch bạn muốn. Phải chuột v� chọn Remove để loại bỏ bất cứ thứ g� bạn kh�ng muốn.

C�i đặt bộ lọc Spam tốt hơn. Nếu chương tr�nh email của bạn chưa c� t�nh năng n�y, bạn c� thể t�m kiếm chương tr�nh lọc spam để d�ng. Một lựa chọn tốt c� thể l� chương tr�nh Cloudmark DesktopOne.

http://www.kythuatvien.com/forum/55-...osts_7974.aspx